En lead kommer inn en torsdag ettermiddag. Når du oppdager den tirsdag morgen, begravet under en tråd av urelaterte e-poster, har personen allerede booket en samtale med noen andre. Du hadde riktig tjeneste. Du hadde en fair pris. Du hadde rett og slett ikke et fungerende system mellom det øyeblikket henvendelsen ankom og det øyeblikket du trengte å svare. Det er dette gapet verktøy som IFTTT og Zapier lover å tette. Men sammenligningen mellom dem er mer komplisert enn de fleste blogginnlegg innrømmer, og for en liten bedrift som håndterer sin egen leadhåndtering, er det ærlige svaret at ingen av verktøyene nødvendigvis er det du faktisk trenger.
Dette innlegget sammenligner IFTTT og Zapier direkte, forklarer hva hvert av dem kan og ikke kan gjøre i en reell lead-arbeidsflyt, og argumenterer deretter for at de fleste små team vil være bedre tjent med et CRM med innebygd automatisering som fjerner limlagsbehovet helt.
Hva er forskjellen mellom IFTTT og Zapier, og hvilket av dem er bygget for lead-arbeidsflyter?
IFTTT håndterer enkle, ettrinns-automatiseringer med én trigger og én handling, og er primært designet for personlig bruk. Zapier håndterer flertrinnsprosesser med betinget logikk og et langt større bibliotek av appintegrasjoner, noe som gjør det til det mest kapable verktøyet for lead-arbeidsflyter i næringslivet. Ingen av verktøyene lagrer lead-data eller håndterer oppfølging på egen hånd.
IFTTT står for "If This Then That". Det navnet er i praksis en fullstendig beskrivelse av hva det gjør. Én ting skjer, og én annen ting følger. En skjemainnsending utløser et varsel på telefonen din. En ny rad dukker opp i et regneark og en Slack-melding sendes ut. Dette er genuint nyttig for enkeltpersoner som håndterer et fåtall triggere, men arkitekturen har klare begrensninger. Det finnes ingen forgrening. Det finnes ingen logikk av typen "hvis leaden kom fra Facebook, gjør dette; hvis den kom fra nettskjemaet, gjør det." Det finnes ingen forsinkelse, ingen sekvens, ingen betinget logikk.
Zapier opererer etter det samme grunnleggende prinsippet, men legger til lag som har betydning i en forretningskontekst. En Zap kan ha flere trinn. Den kan inkludere filtre som sjekker om en betingelse er oppfylt før den går videre. Den kan formatere data, slå opp eksisterende poster og sende informasjon mellom fire eller fem forskjellige verktøy i én enkelt arbeidsflyt. For lead-sporing og kontakthåndtering er denne fleksibiliteten betydningsfull.
Gapet mellom IFTTT og Zapier handler ikke bare om antall trinn, men om hvorvidt verktøyet kan gjenspeile de faktiske beslutningene et menneske ville tatt ved håndtering av en ny lead.
En småbedriftseier som mottar en Facebook-lead ønsker at flere ting skal skje: kontakten bør dukke opp et sted der den er søkbar, et varsel bør sendes ut, en første e-post bør gå ut i løpet av minutter, og en påminnelse bør dukke opp om tre dager hvis det ikke er noe svar. IFTTT kan håndtere varselet. Zapier kan håndtere de tre første. Ingen av dem kan pålitelig håndtere det fjerde uten å koble til et annet verktøy som håndterer den sekvenslogikken.
Hvordan fungerer Zapier i praksis i en arbeidsflyt for lead-fangst og oppfølging?
Zapier fungerer som en kobling mellom apper. Når en trigger utløses i én app, sender Zapier data til en annen app og instruerer den til å gjøre noe. For lead-fangst og innledende oppfølging fungerer dette godt. For løpende lead-bearbeiding og pipeline-administrasjon er Zapier broen mellom verktøy, ikke selve verktøyet.
Her er et typisk eksempel på hvordan en Zapier-basert lead-arbeidsflyt ser ut i praksis. En kontakt fyller ut et skjema på nettstedet ditt. Det utløser en trigger i skjemaverktøyet ditt. Zapier fanger den opp, oppretter en rad i et Google Sheet eller en kontaktpost i et CRM, sender et varsel til telefonen din og starter en første e-post fra Gmail eller Mailchimp. Hele sekvensen tar sekunder.
Oppsettet tar imidlertid tid. Hvert trinn i en Zap må konfigureres, testes og vedlikeholdes. Når en tilkoblet app endrer sitt API, oppdaterer autentiseringen sin eller endrer feltnavnene den sender til Zapier, kan Zap-en bryte sammen uten at du merker det. Du får ikke alltid en advarsel. Du oppdager problemet når du legger merke til at leads sluttet å dukke opp i regnearket ditt for tre uker siden.
Zapiers reelle kostnad er ikke bare abonnementet, men vedlikeholdsarbeidet som kreves for å holde automatiseringskjedene intakte på tvers av verktøy som oppdateres uavhengig av hverandre.
Det er også verdt å se nærmere på prisingen. Gratisplanen tillater 100 oppgaver per måned og fem enkelttrinn-Zaps. Oppgaver telles per handling, ikke per Zap-kjøring. En Zap med tre trinn som utløses 40 ganger bruker 120 oppgaver. En liten bedrift som ruter 50 leads per måned gjennom en beskjeden arbeidsflyt, kan raskt passere gratisnivået. Betalte planer starter på rundt $19.99 per måned for 750 oppgaver og flertrinn-Zaps, og kostnadene øker i takt med volum og kompleksitet.
For lead-kvalifisering og -ruting fungerer Zapier godt. For kontakthåndtering og salgsoppfølging over en pipeline som strekker seg over flere uker, er det ledningen mellom bedre verktøy, ikke selve verktøyet.
Er det verdt å bruke IFTTT for en liten bedrift som håndterer leads?
IFTTT er verdt å bruke til personlige automatiseringer og enkle varsler. For å administrere en salgspipeline, følge opp kontakter på tvers av flere pipeline-stadier eller spore responstid på leads på noen strukturert måte, kommer det til kort. Arkitekturen var ikke designet for forretningslogikk.
Det er ikke en kritikk av IFTTT. Det gjør nøyaktig det det ble designet for å gjøre. Hvis du vil at telefonen skal vibrere når noen fyller ut et skjema, kan IFTTT gjøre det på en ryddig måte. Hvis du vil at en ny lead skal dukke opp i et delt regneark uten betingelser eller forgrening, er IFTTT enklere å sette opp enn Zapier og har en mildere læringskurve.
IFTTTs gratisnivå tillater to aktive applets. Pro- og Pro+-nivåene starter på omtrent $2.50 til $5 per måned. For grunnleggende personlig bruk er det greit. For en bedrift som ønsker å rute leads til forskjellige teammedlemmer basert på hvilken tjeneste det er spurt om, eller som trenger at ulike første e-poster sendes ut avhengig av hvor leaden kom fra, kan IFTTT rett og slett ikke gjøre det.
For små bedrifter er ikke testen om automatiseringen er enkel, men om den kan gjenspeile det faktiske beslutningstreet i lead-prosessen din.
De fleste leadprosesser har minst to grener. Forespørsler om pris går én vei. Forespørsler om omfang går en annen. Varme henvisninger fra eksisterende kunder får en annen første e-post enn kalde skjemainnsendinger. IFTTT kan ikke forgrene seg. Zapier kan. Ingen av dem lagrer dataene, sporer samtalehistorikken eller forteller deg hvem som ikke har fått oppfølging på fem dager.
Hva sier forskningen om responstid og automatisering av leads?
Forskningen er konsistent: å svare raskt på en ny henvendelse betyr mer enn de fleste småbedrifter er klar over. En studie fra Harvard Business Review viste at bedrifter som svarte på netthenvendelser innen én time, hadde syv ganger større sjanse for å få en meningsfull samtale enn de som ventet to timer, og seksti ganger større sjanse enn de som ventet tjuefire timer. Dataene kommer fra et stort B2B-utvalg og kan ikke overføres direkte til alle småbedriftskontekster, men retningen er tydelig.
Hastighet er viktig ikke fordi leads er utålmodige, men fordi gapet mellom henvendelse og svar er der konkurrerende alternativer fyller rommet.
Forskningsgruppen InsideSales (nå XANT) har publisert lignende funn og peker på at sannsynligheten for å komme i kontakt med et lead faller kraftig etter de første fem minuttene og fortsetter å synke gjennom de påfølgende timene og dagene. Dette er også leverandørnær forskning og bør leses med det for øye. Mekanismen den beskriver, at leads blir vanskeligere å nå etter hvert som tiden går, stemmer likevel med det de fleste selgere erfarer uten at noen studie trenger å bekrefte det.
Automatiseringsverktøy hjelper her. En Zap som sender en første e-post innen to minutter etter en skjemainnsending, komprimerer faktisk responstiden på leads. IFTTT som sender et varsel på telefonen når et skjema sendes inn, gjør det samme. Problemet er at automatiseringen håndterer den første kontakten og så stopper. Den tredje oppfølgingen, som ofte er den som gir svar, krever fremdeles at et menneske husker å sende den. Uten innebygde oppfølgingspåminnelser i et strukturert system skjer denne tredje kontakten rett og slett ikke.
Hva går galt når du bygger leadautomatisering i Zapier uten et CRM?
Uten et CRM i sentrum pleier Zapier-baserte leadarbeidsflyter å svikte på de samme tre stedene: data ligger spredt i flere verktøy uten én enkelt kilde til sannhet, oppfølgingspåminnelser er manuelle og blir glemt, og salgspipelinen er usynlig.
Dette er teip-og-tråd-problemet. Du har et skjemaverktøy, et regneark, Zapier, Gmail og kanskje en kalender. Zapier kobler dem sammen. Et lead ankommer, flyter gjennom kjeden og lander i regnearket. Så langt, så bra. Nå svarer leadet på e-posten din. Det svaret ligger i Gmail. Regnearket vet ikke om det. Zapen vet ikke om det. Hvis du vil flytte leadet til et annet pipeline-trinn, oppdaterer du regnearket manuelt. Hvis du vil sende en oppfølging om fire dager, setter du en kalenderpåminnelse manuelt. Hvis kollegaen din trenger å se hvor en avtale står, ser de i regnearket og håper det gjenspeiler virkeligheten.
Automatiseringen håndterer ankomsten av et lead, men arbeidet med å følge det gjennom pipeline-trinnene frem til en avslutning forblir nesten helt manuelt.
Dette er ikke en svikt ved Zapier. Zapier gjør det det er laget for. Det overfører data mellom apper. Leadpleie er ikke et dataoverføringsproblem. Det er et kontekstproblem. Det krever at du vet hva som ble sagt, hva som ble lovet, hvilket stadium samtalen er på, og hva som må skje videre. En Zap har ingen hukommelse. Et regneark har ingen meninger. Et skikkelig CRM for småbedrifter inneholder begge deler.
Gapet i e-postoppfølging er der flest avtaler går tapt. Forskning fra HubSpots salgsrapporter antyder at de fleste selgere gir seg etter ett eller to oppfølgingsforsøk, mens de fleste avtaler lukkes etter tre til fem kontaktpunkter. Det gapet finnes ikke fordi folk er late, men fordi det ikke finnes et system som pålitelig forteller dem å følge opp og gir dem konteksten de trenger for å gjøre det.
Når gir det mening å bruke Zapier ved siden av et CRM?
Zapier gir mening ved siden av et CRM når leadkildene dine er for varierte eller for lite utbredte til at CRM-et ditt kan koble til dem direkte. Hvis leads kommer inn fra et egenbygd skjema, et undersøkelsesverktøy, en bransjeportal eller en nisjebookingplattform, er en Zap som ruter dem inn i CRM-et ditt den rette broen.
Nøkkeluttrykket er "ruter dem inn i CRM-et ditt". CRM-et er destinasjonen og motoren. Zapier er røret. Når en bedrift prøver å gjøre Zapier til motoren, altså erstatte et CRM i stedet for å mate ett, blir arbeidsflyten skjør og pipelinen usynlig.
Zapier er mest nyttig når det har én oppgave: å flytte et nytt lead fra der det ankommer inn i ett enkelt system som deretter tar over.
Fra det punktet bør CRM-et håndtere leadsporing, oppfølgingspåminnelser, e-postoppfølgingssekvenser, fremdrift i pipeline-trinn og kontaktstyring, uten at Zapier trenger å holde bitene sammen. Hvis CRM-et ditt ikke klarer det, er løsningen et bedre CRM, ikke en mer innviklet Zapier-arbeidsflyt.
Leadkvalifisering er et nyttig eksempel. Når et lead ankommer, er det første spørsmålet om de er verdt å forfølge. Enkel kvalifisering kan innebære å sjekke bedriftsstørrelsen, tjenesten de spurte om, eller budsjettet deres. Zapier kan rute basert på skjemafeltsverdier. Men kvalifiseringsbeslutninger tas ofte ved å lese selve meldingen, stille et oppfølgingsspørsmål og bruke skjønn. Det er en CRM-oppgave, ikke en Zap.
Når bør en småbedrift bruke verken IFTTT eller Zapier?
Når all leadfangst, oppfølging, kontaktstyring og pipeline-sporing lever inne i ett enkelt CRM med innebygde automatiseringer, trenger du ikke et eget limllag. Svaret på IFTTT mot Zapier er noen ganger: bygg arbeidsflyten din inne i et verktøy som ikke trenger noen av dem.
Innebygde automatiseringer i et CRM fungerer på én viktig måte annerledes enn Zapier. De har kontekst. Når CRM-et sender en automatisert oppfølgingse-post tre dager etter at en lead ble lagt til, vet systemet hva leaden heter, hvilken tjeneste de spurte om, hvilken fase de er i, og om de har svart. Zapier, som kobler Gmail til et regneark, kjenner bare til feltene du ba det sende videre. CRM-automatiseringen kan personaliseres uten ekstra konfigurasjon. Zapier-e-posten er en mal som ikke vet noe om hva som kom før den.
Et CRM med innebygde automatiseringer fjerner ikke bare kostnaden ved Zapier. Det fjerner vedlikeholdsarbeidet med å holde en kjede av usammenhengende verktøy i sync.
For en enkeltpersonsbedrift eller et lite byrå som håndterer 20 til 100 leads per måned, er ikke det rette spørsmålet «IFTTT eller Zapier?». Det rette spørsmålet er: «Går leadregistreringen min direkte inn i et system som automatisk minner meg på å følge opp, sporer alle samtaler, og viser meg tydelig hvor hvert salg befinner seg?» Hvis svaret er ja, er IFTTT og Zapier valgfrie tillegg for spesialtilfeller. Hvis svaret er nei, bygger du et mer avansert ødelagt system ved å legge mer automatisering oppå et system som allerede ikke fungerer.
Kodeleads er ett verktøy bygget spesielt for denne situasjonen. Det kombinerer leadregistrering, kontaktadministrasjon, oppfølgingspåminnelser og pipeline-faser på ett sted, slik at limlaGet blir overflødig.
Den ærlige virkeligheten er at de fleste problemer med leadautomatisering ikke er tekniske problemer. De er organisasjonsproblemer. Leads går tapt ikke fordi skjemaet ikke utløste en Zap, men fordi ingen enkeltperson hadde ansvaret for den tredje oppfølgingen, og ingen system gjorde det ansvaret synlig. IFTTT og Zapier kan ikke fikse det. Et godt konfigurert CRM, brukt konsekvent, kan det stort sett.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen mellom IFTTT og Zapier for leadautomatisering?
IFTTT håndterer enkle, ett-stegs utløsere og passer best til personlig bruk eller svært enkle automatiseringer. Zapier håndterer flertrinns arbeidsflyter, betinget logikk og et bredere bibliotek av appintegrasjoner, noe som gjør det mer egnet for forretningsbaserte leadarbeidsflyter. Ingen av dem lagrer leaddata eller administrerer oppfølgingssekvenser på egen hånd.
Er IFTTT gratis å bruke for forretningsautomatiseringer?
IFTTT har et gratisnivå begrenset til to aktive applets. Pro- og Pro+-planene starter på rundt $2.50 til $5 per måned. For forretningsorientert leadautomatisering med flere utløsere og handlinger nås disse grensene raskt, og Zapier eller en innebygd CRM-automatisering er vanligvis et bedre valg.
Hva koster Zapier for en liten bedrift?
Zapiers gratisplan tillater 100 oppgaver per måned fordelt på fem enkeltstegs-Zaps. Betalte planer starter på rundt $19.99 per måned for 750 oppgaver, og prisen stiger raskt med økt oppgavevolum og flertrinns-Zaps. En liten bedrift som ruter, varsler og følger opp 50 til 100 leads per måned kan nå betalte nivåer raskere enn forventet.
Kan Zapier sende automatiserte oppfølgingse-poster til leads?
Zapier kan utløse en e-post via Gmail, Mailchimp eller en annen tilkoblet app når en ny lead kommer inn. Det kan ikke administrere en oppfølgingssekvens på egen hånd, spore om e-posten ble besvart, eller planlegge om en påminnelse hvis det ikke kommer noe svar. Den sekvenslogikken finnes i et CRM eller et e-postverktøy, ikke i Zapier selv.
Hva har responstid på leads å gjøre med automatiseringsverktøy?
Responstid på leads er gapet mellom når noen henvender seg og når de hører fra deg for første gang. Forskning fra Harvard Business Review viste at å svare innen én time gjør det sju ganger mer sannsynlig at en bedrift får en meningsfull samtale med en lead. Automatiseringsverktøy som Zapier kan redusere dette gapet ved å rute nye leads umiddelbart, men bare hvis arbeidsflyten er satt opp riktig og vedlikeholdes.
Når bør en liten bedrift bruke Zapier fremfor IFTTT?
Bruk Zapier når leadarbeidsflyten din innebærer mer enn ett trinn, flere apper eller betinget logikk, for eksempel å rute leads ulikt basert på kilden deres eller tjenesten de spurte om. IFTTT passer bedre til personlige automatiseringer eller svært enkle varsler der ingen forretningslogikk er involvert.
Hva er alternativet til IFTTT og Zapier for leadhåndtering?
Et CRM med innebygde automatiseringer fjerner behovet for et eget mellomlag. Når leadregistrering, oppfølgingspåminnelser, endringer i pipeline-faser og e-postoppfølging alle bor i ett system, er det færre feilpunkter, ingen overraskelser med fakturering per oppgave, og ingen ødelagte Zaps å feilsøke når en lead blir stille.
Trenger jeg både et CRM og Zapier?
Noen ganger, ja. Hvis leadkildene dine er spredt over verktøy som CRM-et ikke kobler til direkte, fyller Zapier det gapet. Men hvis CRM-et ditt håndterer registrering, kontaktadministrasjon, oppfølgingssekvenser og pipeline-faser uten videre, blir Zapier-laget valgfritt fremfor nødvendig.
Prøv et CRM som fjerner mellomlaGet
Hvis du har brukt tid på å bygge Zapier-arbeidsflyter for å lime sammen verktøy som aldri var designet for å snakke med hverandre, vet du allerede hvor skjørt det opplegget er. Kodeleads samler leadregistrering, kontaktadministrasjon, oppfølgingspåminnelser og pipeline-sporing på ett sted, slik at leadpleien din kjører uten et eget automatiseringsverktøy som holder det hele sammen. Prøv Kodeleads og se hvor mye enklere salgsopp følgingen din blir når systemet ikke trenger å sys sammen.